Conditions générales de vente

Événements santé SHARE

Date de mise à jour le 27 août 2024

I. PRÉAMBULE

Les Conditions Générales de Vente (CGV) suivantes définissent l’ensemble des services et produits événementiels proposés par la société Supporting Health And Rare Events dénommée SHARE dans les articles suivants. Elles constituent le cadre des engagements contractuels et financiers proposés à un public d’acteurs du monde de la santé principalement, comme les associations de patients, les filières de santé, les laboratoires, les sociétés savantes.

Le Client sera tenu pour seul responsable et devra reconnaître ses obligations en cas de non-consultation dans leur intégralité des CGV. Toute commande du client implique de plein droit l’entière acceptation des présentes CGV.

Il est possible que SHARE impose les conditions générales de ses partenaires pour certains événements. Dans ce cas, SHARE annexera également les conditions générales de ses partenaires à l’offre.

Celles-ci ne sauraient être modifiées par des stipulations contraires pouvant figurer sur la commande du Client ou dans ses Conditions Générales d’Achat.

Les présentes conditions générales ne remettent pas en question la confiance que nous avons en nos Clients mais servent à encadrer les différentes manières de traiter les événements que nous organisons et à assurer la gestion de la commande, dans les meilleures conditions, pour chacune des Parties.

Les formations SHARE sont soumises à des CGV distinctes disponibles sur la page Formations de we-share.fr.

II. SHARE

Les présentes conditions générales de vente régissent l’ensemble des prestations événementielles fournies par la société SHARE.

SHARE est une société de droit français au capital de 3 000 euros dont le siège social est situé au 61 rue de Lyon 75012 Paris, enregistrée sous le numéro 931 287 213 au R.C.S. de Paris.

SHARE commercialise ses prestations après avoir soit reçu une demande via le site internet www.we-share.fr, soit en échangeant avec un conseiller par mail, téléphone ou en présentiel.

III. PRESTATIONS DE SHARE

La société propose des prestations dans toute la France et l’Europe.

En fonction de la demande du Client, SHARE organise l'ensemble de l'événement (prestation clef-en-main), ou prend en charge une partie de celui-ci, ce périmètre ayant été au préalable défini et validé par les deux Parties. Elle propose et crée également des animations, telles que des escapes games, team building, etc. Chaque animation créée appartient à la société SHARE, sauf en cas de prise en charge des droits de cession par le Client, pour une durée définie ou illimitée.

SHARE se garde le droit de ne pas détailler le nom de ses prestataires sur les devis et sera l’interlocuteur entre le Client et les prestataires.

Le Client s'engage à ne pas solliciter directement, avant, pendant et après l’évènement un ou plusieurs fournisseurs, prestataires, personnels, sous-traitant(e)s et collaborateurs(-rices) de SHARE. En cas de non respect de cet engagement, le Client se voit exposé à une pénalité de 30% du montant total HT de la prestation.

IV. DEVIS ET COMMANDES

Lors d’une demande du Client, la société SHARE établit un devis estimatif et personnalisé. La prise de contact peut s’effectuer par téléphone, par mail, via le site internet www.we-share.fr, en direct lors d’un rendez-vous ou d’une rencontre professionnelle.

SHARE établit ensuite un devis, avec un récapitulatif de la prestation et le détail du programme à valider avant la date limite de validité précisée sur le devis et l’envoie par mail.

Toute demande de modification de la commande de la part du Client devra faire l’objet d’une discussion entre SHARE et le Client, et d’un récapitulatif par écrit validé par chacune des Parties. SHARE informera dans les meilleurs délais le Client de la faisabilité des prestations demandées et fournira le devis correspondant mis à jour (révision à la hausse ou à la baisse du devis initial).

La commande est réputée ferme et définitive dès lors que le devis signé est retourné par mail avant la date de fin de validité figurant sur le devis.

V. QUALITÉ DE LA PRESTATION

SHARE s’engage, au titre d’une obligation de moyens, à effectuer l’ensemble des prestations qui lui sont confiées conformément aux règles de l’art et aux usages de la profession, sous réserve du bon accomplissement par le Client de ses propres obligations.

SHARE pourra avoir recours à des prestataires et à des vacataires, ce que le Client reconnaît expressément, étant entendu que SHARE restera responsable des prestations.

En cas de défection d’un prestataire de SHARE, cette dernière s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires afin de permettre l’accès du Client aux services promis sans augmentation du prix stipulé au bon de commande.

VI. TARIFICATION ET PAIEMENT DES PRESTATIONS

a) Tarification

Les devis sont détaillés en fonction des prestataires choisis.

Le prix de la prestation est ferme, définitif et en euros lors de la validation du devis par le Client. SHARE est soumis à la TVA.

Le prix comprend uniquement les prestations mentionnées dans le récapitulatif de la  prestation envoyée au Client.

b) Conditions de paiement

En France et en Europe, les prix indiqués lors des propositions sont exprimés en euros.

Un acompte de 30% est demandé au client dès la validation du devis signé. Un complément de 30% sera exigé 2 mois avant la date de l’événement. Le solde sera versé au plus tard 7 jours avant la date de l’événement.

Exception

Selon le prestataire hébergement et/ou restauration et/ou transport choisi, il est possible que ses conditions générales de vente imposent une facturation globale 100% avant l’événement. Dans ce cas, le Client sera informé au préalable de ces conditions spécifiques et pourra procéder aux règlements nécessaires de la facture.

Le règlement peut s’effectuer de plusieurs façons :

Toutes les commandes, quelle que soit leur origine et leur lieu d’exécution, sont payables en euros.

c) Retards de paiement

Tout retard de paiement entraînera de plein droit des pénalités de retard calculées au taux annuel de 11% sur le montant TTC, exigibles dès le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40€ (quarante euros) pour frais de recouvrement (Décret 2012-1115 du 9 octobre 2012).

Une indemnité complémentaire pourra être réclamée, sur justificatifs, lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de l’indemnité forfaitaire.

En cas de retard de paiement, le Client sera relancé deux fois avant envoi d’une mise en demeure. Si, dans les quinze jours calendaires qui suivent une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, le Client ne s’est toujours pas acquitté de son dû, le dossier sera confié à un(e) huissier de justice qui enverra une dernière mise en demeure. Sans réponse de la part du Client, celui-ci sera cité devant le tribunal compétent du siège social de SHARE. 

Il va de soi que jusqu’à paiement du solde, SHARE se réserve le droit de suspendre la réalisation de ses tâches sans que cela ne donne droit à aucune quelconque indemnisation du Client et que les prestations, non encore payées entièrement, seront annulées.

SHARE se réserve le droit de refuser d’honorer une commande d’un Client qui n’aurait pas réglé totalement ou partiellement une commande précédente ou avec laquelle un litige de paiement serait en cours.

VII. MODIFICATIONS OU ANNULATION DE L'ÉVÉNEMENT APRÈS VALIDATION DE LA COMMANDE

Toute annulation partielle ou totale entraînera des frais de dossier pour couvrir le temps passé à organiser l’évènement. Ces frais s’élèveront à 10% du montant de la commande en supplément des pénalités d’annulation demandées.

a) Annulation d'une prestation

Pour toute demande d’annulation d’un événement, des frais d’annulation s’appliquent :

* Si aucun report n’est fixé, le pourcentage facturé ne sera pas restitué. Si une nouvelle date est convenue dans les 6 mois, le montant facturé sera déduit de la nouvelle prestation.

Le montant de la facturation ne pourra jamais être inférieur aux frais déjà engagés au moment de l’annulation. Ces conditions, dans ce cas, tiennent compte des conditions d’annulations des différent(e)s prestataires engagé(e)s.

La non présentation du Client le jour de l’événement ne pourra donner lieu à un remboursement de la prestation.

Cas spécifique du COVID-19 : ce motif d’annulation sera traité au même titre que les autres demandes.

b) Modification du nombre de participant(e)s à l'événement

Le nombre de participant(e)s est mentionné ferme et définitif 7 jours avant la date de la prestation, auprès de SHARE, par mail ou par courrier. Une fois passée cette date, la modification du nombre de participant(e)s ne pourra être prise en compte.

Pour tout événement incluant du transport

Toute modification de date de voyage, parcours ou vol pour un ou plusieurs passager(e)s entraîne une nouvelle négociation.

En cas de billet non annulable, non remboursable, il ne sera pas possible de modifier sans frais le nom d’un(e) participant(e) après l’émission des billets. Dans ce cas, la liste nominative devra être transmise à SHARE au plus tard 32 jours avant le départ.

Dans tous les cas, le nombre final de participant(e)s facturé ne pourra être inférieur à 90% du nombre précisé sur le contrat initial.

Réduction du nombre de participant(e)s / voyageur(-se)s

Si le Client souhaite réduire le nombre de participant(e)s ou modifier le voyage (32 jours maximum avant la date de l’événement), SHARE pourra lui facturer le prix de la prestation prévu initialement sur le contrat.

Augmentation du nombre de participant(e)s / voyageur(-se)s

Si le Client souhaite augmenter le nombre de participant(e)s (32 jours maximum avant la date de l’événement), SHARE fera de son mieux pour fournir les services nécessaires en fonction de ces modifications. Elle pourra augmenter ses coûts en conséquence. SHARE ne sera pas tenue pour responsable de ne pas pouvoir fournir ces services supplémentaires.

Pour tout événement incluant de l'hébergement et/ou de la restauration et/ou une prestation annexe

Réduction du nombre de participant(e)s

Si le Client souhaite réduire le nombre de participant(e)s, le nombre ou le(s) type(s) de prestations, et/ou la durée de l’événement prévu initialement sur le contrat, et ce, dans les 10 jours ouvrables qui précèdent le début de l’événement, SHARE pourra lui facturer le prix de la prestation prévu initialement sur ledit contrat.

Dans tous les cas, le nombre final de participant(e)s facturé ne pourra être inférieur à 90% du nombre précisé sur le contrat initial.

Augmentation du nombre de participant(e)s

Si le Client souhaite augmenter le nombre de participant(e)s, le nombre ou le(s) type(s) de prestations, et/ou la durée de l’événement prévu initialement sur le contrat, et ce, dans les 10 jours ouvrables qui précèdent le début de l’événement, SHARE fera de son mieux pour fournir les services nécessaires en fonction de ces modifications et pourra augmenter ses coûts en conséquence. SHARE ne sera pas tenue responsable de ne pas pouvoir fournir ces services supplémentaires.

VIII. FORCE MAJEURE

Il est expressément prévu que SHARE ne doit pas être responsable des dommages, retards ou manquements dans l’exécution des prestations causés par des événements échappant à son contrôle raisonnable, ou ne résultant pas de la faute ou négligence de SHARE.

De tels actes ou causes comprennent, sans être limitatifs, les événements suivants : 

À ce titre, la force majeure s’entend de tout événement extérieur, imprévisible et irrésistible au sens de l’article 1148 du Code civil.

Dans de telles hypothèses, SHARE mettra tout en œuvre pour négocier la récupération d’un maximum de fonds auprès des différent(e)s prestataires de service qu’elle aurait été amenée à mandater dans le cadre de la commande.

Toutefois, en aucun cas le Client ne pourra prétendre à se faire rembourser par SHARE toutes les sommes excédant celles qui auraient pu être récupérées.

IX. RESPONSABILITÉ

La responsabilité de SHARE ne saurait être engagée en cas de retard ou d’inexécution de sa prestation dont la cause serait imputable au Client, aux participant(e)s, au fait d’un tiers étranger ou en cas de force majeure telle que définie dans l’article VIII.

En cas de dommage matériel ou corporel causé par le Client, ses invité(e)s, ou toute personne agissant sous son autorité ou en relation avec l'événement organisé par SHARE, le Client s'engage à indemniser intégralement SHARE et les éventuels tiers du préjudice subi, y compris les frais de réparation, les pertes financières, et les frais juridiques éventuels.

SHARE se réserve le droit de signaler, d’exclure ou de prendre les décisions nécessaires en cas de mauvaise conduite ou de raisons liées à la sécurité des participant(e)s. Le/la participant(e) ne pourra alors prétendre à aucun remboursement et aucune indemnisation, ce fait étant considéré comme une annulation fautive de la part du Client.

La responsabilité de SHARE est limitée aux dommages directs à l’exclusion des dommages indirects. Les dommages indirects s’entendent notamment de tout préjudice financier ou commercial, perte de bénéfices, perte de chiffre d’affaires, perte de données, perte d’exploitation. En tout état de cause, la responsabilité de SHARE en cas de dommages directs, sera plafonnée au montant de la commande en cause.

Le Client est libre de souscrire auprès de la compagnie de son choix à une assurance Responsabilité Civile Professionnelle couvrant les incidents éventuels (matériel ou personnel mis en cause) et à une assurance complémentaire (assistance, prévoyance, annulation,…) pour couvrir tout incident dont ses participant(e)s ou représentant(e)s seraient directement responsables.

SHARE ne saurait être confondu avec ses prestataires. Ceux-ci qui conservent à l’égard de tout Client leurs propres conditions générales ainsi que les responsabilités propres à leur activité aux termes des statuts qui les régissent, de leur législation nationale ou des conventions internationales instituant entre autres dispositions, une limitation de responsabilités. SHARE ne pourra de ce fait être tenu responsable des défaillances de ses prestataires qui annuleraient ou modifieraient une prestation pour des raisons techniques.

X. RÉCLAMATIONS

Toute réclamation suite à un événement doit être transmise le plus rapidement possible à la société SHARE, par écrit, par mail ou par voie postale, sous un délai de 8 jours. Passé ce délai, aucune réclamation ne pourra être acceptée.

En cas de litige, celui-ci sera adressé au tribunal compétent du siège social de SHARE. Chaque Partie sera régie par la juridiction de cette cour. La Loi française est la seule applicable.

XI. INFORMATIQUE ET LIBERTÉS

En application de la loi 78-17 du 6 janvier 1978, il est indiqué qu’il est nécessaire de récolter des données personnelles du Client pour l’élaboration de son événement et notamment pour la facturation.

Ces dernières pourront être transmises aux prestataires de SHARE pour assurer le bon déroulement de la prestation.

Le Client dispose, conformément aux réglementations nationales et européennes en vigueur d’un droit d’accès permanent, de modification, de rectification et d’opposition s’agissant des informations le concernant.

XII. DROIT À L'IMAGE

Le Client autorise SHARE à prendre des photos et des vidéos des prestations réalisées (à titre gracieux) à des fins de communication sur son site internet et/ou sur ses réseaux sociaux et/ou sur tout support de communication et en tous formats (billetterie évènement public, flyers publicitaires,...).

SHARE s’engage à respecter la vie privée de chaque participant(e) à l’évènement et veillera à la dissimulation d'informations pouvant nuire à l’image et à l’intimité de chacun(e).

Le Client peut, s’il le souhaite, faire valoir son droit d’opposition à l’utilisation de son image, celle de ses participant(e)s ou celle de son événement en remplissant le formulaire d’autorisation de droit à l’image.

Il appartient au Client de prévenir ses participant(e)s de la probabilité d’utilisation de leur image.

XIII. CONFIDENTIALITÉ ET RGPD

Les données personnelles concernant le Client sont récoltées dès le premier contact web, téléphonique ou de visu. Elles sont composées des noms, prénoms, adresses postales, téléphones fixes et mobiles, adresses mail et éventuellement de dates particulières (ex. : date d’anniversaire) du Client. Ces données sont également composées des réponses transmise en réponse à notre questionnaire.

SHARE utilisera ces données :

Ces données ne seront jamais vendues à des tiers.

SHARE et le Client s’engagent à conserver confidentiels les documents et informations, de quelque nature qu’ils soient, économiques, financiers, techniques, etc., auxquels ils auraient pu avoir accès au cours de leur relation commerciale.

À cet effet, SHARE et le Client  prendront toutes dispositions requises auprès de leur personnel ou auprès de sociétés auxquelles ils auraient recours, afin de conserver aux dites informations leur caractère confidentiel. Ils s’engagent notamment à en limiter la diffusion aux seul(e)s membres de leur personnel qui en auront besoin dans l’exercice de leurs fonctions pendant la durée de la relation commerciale.

La politique de confidentialité de SHARE est accessible sur https://we-share.fr.

XIV. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Le nom commercial et la marque ci-avant rapportés ainsi que le contenu du site internet www.we-share.fr sont la propriété de la société SHARE.

SHARE est propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle sur ses photographies, et l’ensemble de ses visuels réalisés pour le compte d’un Client. L’utilisation ou la reproduction totale ou partielle de ce contenu est strictement interdite et est susceptible de constituer un délit de contrefaçon. SHARE se réserve le droit de demander des contreparties financières en cas de non-respect de ses règles, et sans demande écrite préalable d’utilisation ou de reproduction.

XV. PROBITÉ ET TRANSPARENCE

Chacune des Parties déclare mener ses activités avec honnêteté, intégrité, fiabilité et responsabilité et entend que toute personne physique ou morale en relation avec elle adhère aux mêmes valeurs.

En conséquence, chacune des Parties ainsi que tout tiers agissant pour son compte s’engage, dans le cadre du Contrat à se conformer strictement aux lois et règlements en vigueur ayant pour objet la lutte contre la corruption.

En particulier chacune d’elles s’engage dans le cadre du Contrat à ne pas, directement ou indirectement, proposer, accorder, solliciter ou recevoir d’un tiers un avantage indu en vue d’accomplir, retarder ou omettre d’accomplir un acte relevant de ses fonctions dans le cadre de l’exécution du Contrat, ni abuser de son influence réelle ou supposée sur un tiers afin d’obtenir de ce tiers un avantage en faveur de l’autre Partie.

Chacune des Parties s’engage également à fournir à l’autre toute assistance qui lui serait éventuellement nécessaire pour répondre à une demande d’une autorité dûment habilitée relative à la lutte contre la corruption et le trafic d’influence.

Chacune des Parties déclare et garantit également à l’autre Partie qu’aucune somme (y compris, des honoraires, commissions ou tout autre avantage pécuniaire indu) ou aucun objet de valeur (y compris, mais sans limitations, des cadeaux, voyages, repas ou divertissements inappropriés) n’a été ou ne sera remis, directement ou indirectement, à un(e) employé(e), directeur(-rice) ou mandataire social de l’autre Partie dans le but d’obtenir la signature du présent Contrat, d’un Bon de Commande et/ou de faciliter son exécution ou son renouvellement.

XVI. RÉVISION DES CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

La version des CGV applicables est celle en vigueur le jour de la réservation. SHARE se réserve le droit de modifier ou de mettre à jour ses conditions de vente à tout moment et sans préavis (à noter que les conditions de vente n’ont pas d’effet rétroactif).

XVII. INFORMATIONS PRÉCONTRACTUELLES

Le Client reconnaît avoir pris connaissance, préalablement à l’achat ou à la passation de sa commande, d’une manière claire et compréhensible, des présentes Conditions Générales de Vente.

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